Rollenanalyse

Voor wie?

Voor iedereen die beter wil begrijpen welke rollen spelers rond een maatschappelijke opgave vervullen. Je kunt de Rollenanalyse alleen uitvoeren, maar met jouw opgaveteam of mensen die vanuit verschillende perspectieven naar het speelveld kijken, ontstaat vaak een rijker beeld.

Wanneer werkt dit goed?

• Als je wilt weten welke rollen spelers rond de opgave vervullen.
• Wanneer niet duidelijk is wie welke bijdrage levert.
• Als formele rollen en de praktijk van elkaar lijken te verschillen.
• Wanneer je wilt onderzoeken waar rollen ontbreken, overlappen of verschillend worden gezien.

Wat levert het op?

• Een overzicht van de rollen die spelers rond de opgave vervullen.
• Zicht op verschillen, overlap en ontbrekende rollen.
• Vragen en aannames die je bij andere spelers kunt toetsen.
• Zicht op verschillen tussen formele rollen, de praktijk en verwachtingen.

Groepsgrootte

1 tot 8 deelnemers.

Maak deze analyse alleen of met een groep. Met meerdere deelnemers ontstaat meestal een rijker beeld, omdat verschillende mensen andere rollen en situaties kunnen zien.

Tijd

45 tot 60 minuten voor een eerste Rollenanalyse.

Het toetsen van aannames bij andere spelers kan daarna plaatsvinden en hoeft niet binnen deze tijd te gebeuren.

Benodigdheden

• Een bestaande speelveldkaart of overzicht van spelers.
• Het werkblad ‘Zoekrichtingen om rollen in kaart te brengen’.
• Grote vellen papier, brownpaper of een digitaal bord.
• Post-its of kaartjes voor de spelers en hun rollen.
• Stiften.

Voorbereiding

Bepaal welk deel van het speelveld je wilt bekijken. Bij een groot speelveld is het niet altijd nodig om alle spelers tegelijk te onderzoeken.

Heb je de spelers nog niet goed in beeld? Begin dan met de Spelersanalyse. [LINK: Speelveld – Speelveld zichtbaar maken – Direct aan de slag – Hulpmiddel | Spelersanalyse]

Onthoud dat de Rollenanalyse een voorlopig beeld oplevert. Zeker wanneer spelers zelf niet aanwezig zijn, kunnen er aannames in de rollenkaart terechtkomen.

Begeleiding

Een externe begeleider is niet nodig. Doe je de Rollenanalyse met een groep, spreek dan af wie het gesprek begeleidt.

Let erop dat jullie niet te snel voor andere spelers invullen wat hun rol is. Vraag regelmatig: weten we dit of denken we dit?

Stappen

Stap 1 | Bepaal waar je naar kijkt (5 minuten)
Leg de opgave of het deel van de opgave dat je onderzoekt centraal. Kies vervolgens welke spelers je in deze Rollenanalyse wilt bekijken. Gebruik hiervoor bijvoorbeeld een bestaande Spelersanalyse.

Bepaal ook met welke vraag je kijkt. Bijvoorbeeld:

• Welke rollen vervullen spelers rond dit deel van onze opgave?
• Waarom is hier niet duidelijk wie aan zet is?

Een duidelijke vraag helpt om de Rollenanalyse af te bakenen. Je hoeft niet meteen alle spelers in het speelveld te onderzoeken.

Stap 2 | Breng de rollen in beeld (15 minuten)
Bekijk de spelers één voor één en onderzoek welke rollen zij rond de opgave vervullen. Een speler kan meerdere rollen tegelijk hebben. Kijk daarbij niet alleen naar wat formeel is afgesproken.

Noteer bij iedere rol waarop het beeld is gebaseerd:

• Formeel (F): deze rol is vastgelegd of komt voort uit een functie;
• Praktijk (P): je ziet de speler deze rol daadwerkelijk vervullen;
• Verwachting (V): iemand verwacht dat de speler deze rol vervult.

Schrijf bij een verwachting ook op van wie die verwachting komt. Eén rol kan in meer dan één categorie passen.

Gebruik het werkblad ‘Zoekrichtingen om rollen in kaart te brengen’ om breder te kijken. Het bevat acht zoekrichtingen met vragen die helpen om verschillende soorten rollen te herkennen.

Schrijf de rollen op kaartjes of post-its en leg deze bij de spelers op jouw speelveldkaart. Voeg andere rollen toe wanneer die voor jouw opgave relevant zijn.

Gebruik de zoekrichtingen niet als checklist die je helemaal moet invullen. Het zijn hulpmiddelen om te kijken.

Stap 3 | Kijk wat opvalt en wat je nog niet weet (20 minuten)
Bekijk samen de het totaal aan in beeld gebrachte rollen (de rollenkaart). Waar valt iets op? Vraag bijvoorbeeld:

• Waar verschilt de formele rol van wat er in de praktijk gebeurt?
• Waar verwachten spelers iets anders van elkaar?
• Welke spelers vervullen meerdere rollen en wat betekent dat in de praktijk?
• Welke rol wordt door meerdere spelers vervuld?
• Welke rol lijkt niemand te vervullen?

Sta ook stil bij wat je daadwerkelijk weet. Is een rol formeel vastgelegd? Heb je de speler hier zelf over gesproken? Heb je het in de praktijk gezien? Of is het vooral een aanname?

Zet een vraagteken bij rollen of verwachtingen waarover je nog twijfelt. Bijvoorbeeld: “Wij verwachten dat organisatie A hier initiatief neemt, maar weten niet of zij dat zelf ook als haar rol ziet.”

Probeer verschillen niet meteen op te lossen en beoordeel niet hoe goed een speler een rol vervult. Beschrijf eerst wat je ziet en wat je nog niet weet.

Stap 4 | Bepaal wat je bij andere spelers wilt toetsen (15 minuten)
Bekijk de vraagtekens op jouw rollenkaart en bepaal welke je bij andere spelers wilt toetsen. Dat hoeft niet tijdens dezelfde sessie. Gebruik ze als vragen voor volgende gesprekken. Vraag bijvoorbeeld:

• Welke rol vervult jouw organisatie volgens jou nu rond deze opgave?
• Herken je de rollen die bij jullie zijn gezet?
• Wat verwachten jullie van onze rol?
• Waar zie jij verschillende beelden of verwachtingen over rollen?
• Welke rol of bijdrage zijn nog niet in beeld?

Bespreek deze vragen daarna met de betreffende spelers en werk de rollenkaart bij met wat je hoort.

Je hoeft daarvoor niet de hele rollenkaart voor te leggen. Een paar gerichte vragen kunnen al nieuwe informatie opleveren. Kijk goed of de antwoorden gelden voor één persoon of het belang weergeeft van een hele organisatie.

Werk jouw rollenkaart bij met wat je hoort. Laat vraagtekens staan waar iets nog niet duidelijk is. Een rollenkaart is een momentopname: rollen kunnen gedurende het werken aan de opgave veranderen.

Waar moet je op letten?
 

Een rollenkaart is geen taakverdeling
Met dit hulpmiddel onderzoek je hoe rollen rond de opgave nu werken. Je bepaalt niet automatisch wie een rol voortaan moet vervullen. Uit de Rollenanalyse kan blijken dat andere afspraken nodig zijn over rollen, verantwoordelijkheden, mandaat of besluitvorming. Dat vraagt om een vervolggesprek over de samenwerking.

Vul de rol van een ander niet als feit in
Zeker wanneer je de Rollenanalyse met jouw eigen team maakt, kijk je vanuit jouw eigen perspectief naar andere spelers. Een rol die voor jullie vanzelfsprekend lijkt, kan door de speler zelf anders worden gezien. Maak daarom zichtbaar wat je weet en wat je aanneemt. Toets belangrijke aannames waar mogelijk bij de speler zelf.

Eén persoon spreekt niet automatisch namens een hele organisatie of groep
Binnen een organisatie, wijk of groep kunnen verschillende beelden van een rol bestaan. Een bestuurder, beleidsmaker en uitvoerder kunnen bijvoorbeeld anders kijken naar de rol van hun gemeente.

Vraag daarom vanuit welke rol iemand spreekt en onderzoek bij belangrijke verschillen of er ook andere beelden bestaan.

Variatie

Laat spelers zelf reflecteren op hun eigen rol
Nodig enkele spelers uit verschillende delen van het speelveld uit en laat hen eerst aangeven hoe zij hun eigen rol zien. Vergelijk daarna de verschillende beelden. Onderzoek bijvoorbeeld:

• Waar kijken spelers anders naar hun eigen rol dan andere spelers?
• Welke verwachtingen verschillen?
• Welke rollen ontbreken nog?

Gebruik verschillen als informatie en probeer ze niet meteen op te lossen of nieuwe rollen te verdelen. Zijn er grote verschillen in positie of speelt er spanning tussen deelnemers? Overweeg dan een onafhankelijke begeleider. Samen aan tafel zitten betekent niet automatisch dat iedereen zich vrij voelt om het eigen perspectief te geven.