Dat schreven NSOB-onderzoekers onlangs in een lezenswaardig essay over reflectie in de ambtelijke top. En gelijk hebben ze, want je struikelt tegenwoordig over heidagen, teamsessies, spiegelbijeenkomsten, et cetera. Met standaard diverse reflectiemomentjes in het programma. Maar wat is reflecteren eigenlijk? En -belangrijker- wat heb je eraan?
Beeld: © Pixabay
Een illustratie van een denkend persoon
Essentie van reflectie
Terugkijken op hoe je te werk bent gegaan en daarvan leren. Dat is de essentie van reflecteren. Door na te denken over wat je in een concrete situatie hebt gedacht en gedaan, krijg je nieuwe inzichten in hoe je het een volgende keer beter kunt doen. Het model van Fred Korthagen is hierbij een simpele, maar krachtige tool:
- Handeling
- Terugblikken
- Bewustwording
- Alternatieven
- Uitproberen
Empirisch onderzoek naar de effectiviteit van reflectie is er niet, maar ambtenaren geven aan dat het hun veel oplevert: ‘mildheid, verbinding, samenwerking, aandacht voor andere zienswijzen, uitstel van (te) snelle besluitvorming en verrijking van de eigen blik.’ Maar -schrijft men terecht- reflectie werkt alleen als: ‘het oprecht is, je de tijd neemt, je committeert, je nieuwsgierig bent en je bereid bent om je echt te laten raken.
De grondbeginselen van democratische rechtstaat
Mensen moeten erop kunnen vertrouwen dat wij als ambtenaren in ons werk -of dat nu beleid maken of beleid uitvoeren is- altijd het algemeen belang van de samenleving dienen, dat we iedereen rechtvaardig, gelijkwaardig en respectvol behandelen, en ons daarbij laten leiden door de grondbeginselen van onze democratische rechtstaat. Ook als de druk hoog is, moeten we dit borgen.
De Code Goed Openbaar Bestuur schrijft dan ook dat ‘het dienen van het publieke belang continue kritische (zelf-)reflectie vraagt’. Daarom staat de Gids Ambtelijk Vakmanschap vol reflectievragen die je helpen nadenken over de zeven basisprincipes van ambtelijk vakmanschap. En daarom is het organiseren en begeleiden van reflectiegesprekken een van de kerntaken van het programma dialoog & ethiek.
Enkele jaren terug stelde oud-topambtenaar Mark Frequin voor de Algemene Bestuursdienst een Kompas voor Ambtelijk Leiderschap op. De laatste hoofdrichting in dat kompas is: ‘Zet hen die jij leidt in hun kracht en vraag feedback’: ‘Een leider moet zich bewust zijn van de risico’s van tunnelvisie, normerosie, (over)macht, oogkleppen, beperkt zicht, niet openstaan voor het nieuwe en eigen (voor)oordelen’.
Reflectie als tegenwicht
In de hectiek van alledag, waarin de druk vaak hoog is om snel beslissingen te nemen, met soms grote impact op mensen of organisaties, kan reflectie tegenwicht bieden. Juist als je er echt geen tijd voor denkt te hebben, dan is het extra van belang om even terug te schakelen, rust en ruimte te nemen, een pas op de plaats te doen. Dat kan helpen voorkomen om ondoordachte besluiten te nemen.
Dat heb ik zelf ook ervaren op kritieke momenten in mijn loopbaan. Zo ben ik nog altijd blij dat ik niet direct meeging in het verzoek om een nieuwsbericht over een onderzoeksrapport aan te passen. Ik werkte toen nog bij een kennisinstituut en het onderzoek had onwelgevallige resultaten. Door tijd te kopen, reflectie in te bouwen, hebben we in een goed gesprek de feiten hun werk laten doen.
Maar er zijn natuurlijk ook momenten waarop het niet lukt om tijd voor reflectie te nemen, en onder druk besluiten neemt waar je later spijt van hebt. Ik ga daar geen gedetailleerde voorbeelden van geven, maar neem van mij aan: die momenten waren er zeker, en zijn er nog steeds. Theorie en praktijk gaan niet altijd hand, ook bij mij niet. Met name reflectie-in-actie, daar kan ik nog een hoop leren.
Pas de technieken toe
Reflectie-op-actie moet je gewoon organiseren, anders schiet het erbij in. Daarom zit ik in een klein maar fijn groepje met collega-topambtenaren waarmee we onder professionele begeleiding aan ‘intercollegiale consultatie’ doen. Klinkt sjiek, maar is gewoon intervisie en reflectie. En ik heb ook een tijd gebruik gemaakt van coaching. Als ik ergens een spiegel voorgehouden kreeg, was het daar.
Ook zelfreflectie is niet iets wat vanzelf ontstaat. Daarvoor moet je de omstandigheden creëren. In mijn geval is dat simpelweg een rondje hardlopen of een stukje fietsen. Niet geforceerd of opgelegd, maar verstand op nul en blik op oneindig. Dan ontstaan er soms ideeën of oplossingen die er op kantoor niet leken te zijn. Maar veel te vaak schiet het erbij in. Dan zeg je je intervisie af of ben je te druk voor een looprondje.
Hoe dwing jij jezelf tot reflectie? Wie is jouw ‘reflector’? En wat levert het je op? Deel vooral jouw best practices via mijn column op LinkedIn. Dan kan ik daar weer mooi op reflecteren.